Contrôlez-vous votre temps ou est-ce lui qui vous contrôle ?

Bonjour  Cher Ami Lecteur,
Je continue à partager avec vous ces series d'articles de "Communicateurs Efficaces"
J'espere qu'il vous aura plu.
Merci. Bonne Lecture

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Où perdez-vous beaucoup de temps ?

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  D'après une enquête menée dans plusieurs entreprises
  américaines, les principaux éléments qui font perdre
  du temps pendant les heures de travail sont les
  suivants : (cochez ceux qui vous concernent).

  [] Arriver en retard

  [] Partir avant l'heure

  [] Prolonger l'heure du déjeuner

  [] Bavardages

  [] Travail lent et manque de
     concentration

  [] Absences non justifiées
    (fausses maladies, etc.)

  [] Lecture de journaux ou 
     magazines (pas en rapport avec le travail)

  [] Déjeuner d'un sandwich au
     bureau mais prendre tout de
     même son heure de déjeuner

  [] S'occuper de ses affaires
     personnelles

  [] Téléphones personnels

  [] Surfer sur le web

  Ce qui est intéressant, c'est que les personnes
  concernées ne semblent avoir aucune conscience de
  l'importance de la perte de temps pour l'entreprise
  que représentent ces "petits" non-respects des
  horaires.

  Elles estiment que cela représente en moyenne 20
  minutes par jour, par employé. D'après l'enquête, la
  moyenne réelle serait de 4 heures et 8 minutes par
  employé et par semaine, soit 248 minutes.

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Contrôlez-vous votre temps ou est-ce lui qui vous contrôle ?

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  Combien de temps consacrez-vous à chacune de vos
  tâches de manager dans une journée ?

  Comparez avec une journée dite "idéale" d'un manager
  américain:

  -> Le temps attribué à la production : 50 %
     Cela inclut les prises de décisions, la
     délégation, la résolution de problèmes et tout
     autre travail directement lié à votre domaine de
     responsabilité.

  -> Le temps pour planifier: 25 %
     Cela inclut la planification à long terme,
     l'analyse et la réflexion pour anticiper les
     problèmes, la formation de vos subordonnés, ainsi
     que le recueil d'informations concernant ces
     sujets.

  -> Le temps consacré à l'administration : 15 %
     Cela inclut la rédaction de rapports divers.

  -> Et, avec tout cela, vous avez le droit à 10 %
     de temps "perdu", c'est-à-dire des interruptions,
     des erreurs, des retards, etc.


  Alors, comment se présente votre journée type par
  rapport à ces données ?

  Cela correspond ? Parfait.

  Vous en êtes très loin ? Réussissez-vous, malgré cela,
  à accomplir vos tâches les plus importantes ? Sinon,
  il est peut-être temps de reconsidérer votre
  organisation du temps. Repartez à la recherche de vos
  objectifs et de vos priorités. Réorganisez-vous !


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Lisez votre courrier en moitié moins de temps

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  1. En prenant une lettre d'affaires ou un email, lisez
     d'abord l'en-tête, puis la signature.
     Pour une note de service, vérifiez-en la provenance et
     l'objet.

     Posez-vous les questions suivantes :

     - Qui est l'expéditeur ?

     - Le connaissez-vous ?
      Connaissez-vous son entreprise?

     - Quel était le contenu de la
      dernière lettre que vous lui
      avez expédiée ?

     - Quelle réponse attendiez-vous de lui ?


  2. Faites un survol rapide du texte.

     La plupart des lettres sont assez simples et ne
     concernent que 2 ou 3 points précis.

     - Savez-vous les repérer d'un coup d'oeil ?

     - Qu'est-ce que votre correspondant attend de vous ?

  3. Lisez d'abord le dernier paragraphe. Les
     renseignements que vous cherchez - ce que le
     correspondant attend de vous - devraient y être
     exposés.

  4. Ne jetez qu'un bref coup d'oeil aux premiers paragraphes.

     Ils se composent habituellement de diverses formules
     de politesse : En réponse à votre lettre du... Nous
     vous remercions de... Nous sommes heureux..., etc.
     Laissez tomber. Entrez immédiatement dans le vif du
     sujet !

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