Que devez-vous choisir : Réunion ou mémo ?

Si vous hésitez à faire passer votre message par écrit

  ou sous forme de réunion, posez-vous les questions

  suivantes :

  - Le sujet présente-t-il matière à controverses ?

  - Pour comprendre, les personnes concernées auront-elles

    des questions à poser ?

  - Une action immédiate est-elle nécessaire ?

  - Est-il facile de réunir toutes les personnes           concernées en un seul lieu ?

  Si vous répondez oui à toutes ces questions, organisez

  une réunion.

  - Les gens ont-ils besoin de temps pour comprendre et

    absorber l'information ?

  - Est-il important de garder des traces de tout ce qui

    se dit, afin d'éviter des interprétations ou une mauvaise compréhension ?

  - Une discussion sur ce point est-elle sans importance ?

  Si vous répondez oui à ces questions, faites passer votre message par écrit.

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Un petit groupe est plus productif qu'un grand !

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  Pour varier le rythme d'une réunion, faites travaille les participants par petits groupes de 4 à 8 personnes.

  Cela permettra à chacun de s'exprimer plus librement.

  Ce n'est pas toujours facile de prendre la parole en séance plénière. Ceux qui n'osent pas s'exprimer ont souvent des idées intéressantes ! Dans les sous-groupes, tous doivent s'exprimer et participer activement.

  En tant que responsable de la réunion, vous devez prévoir :

  1. Les salles de commission ou des coins de travail.

  2. Le matériel nécessaire : tableaux de papier, marqueurs, documents, etc.

  3. La constitution des groupes : suivant votre style

     d'animation ou votre objectif, aidez les groupes à se

     constituer. Des personnes qui sont davantage rodées à

     ce travail peuvent aider les autres.

  4. Le temps de travail en sous-groupes : 3/4 d'heure,

     1 heure et demie, ou plus, s'il s'agit d'une réunion

     sur plusieurs jours.

  5. Chaque groupe doit nommer un rapporteur : donnez des

     indications précises en séance plénière avant que le 

     groupe ne se sépare en petits groupes.

  6. Pendant qu'ils travaillent, après les avoir avertis,

     allez de groupe en groupe - discrètement -, pour voir

     si tout se passe bien. Si nécessaire, rappelez les

     règles, donnez un conseil, aidez le groupe à avancer.

  7. Fixez un temps limite, mais prévoyez plus large :

     le plus difficile, en groupe, c'est l'évaluation du

     temps.  Faites éventuellement suivre le temps de

     travail en sous-groupes par une pause. Cela permettra

     aux groupes qui n'ont pas terminé leur travail de le

     faire, et de ne pas retarder ainsi l'ensemble du

     groupe.

  Voyez ce que l'animateur et le participant doivent faire

  avant et pendant la réunion en page 2 du document pdf

  ci-joint ou en cliquant ici : http://ouiok.com/0b13cb

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Dans le prochain numéro 

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-> Faut-il attendre pour conclure une négociation ?

-> Avant de demander votre rendez-vous, préparez la

   présentation

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